Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren fast sämtliche Bereiche der Wirtschaft erfasst und verändert. Auch im Bereich der Rechnungsstellung zeichnen sich einschneidende Veränderungen ab. In Deutschland steht die Einführung der E-Rechnung als verpflichtendes Instrument in den kommenden Jahren bevor. Die Einführung erfolgt schrittweise und es gibt einige Übergangsregelungen, die zwar für den Einzelnen günstig sein können, aber für den jeweiligen Gegenüber natürlich doppelte Prozesse und damit Aufwände erzeugen können. Wie bei fast allen anderen wirtschaftlichen Überlegungen, so erfordert natürlich auch die E-Rechnung eine möglichst vorausschauende Planung, ein Bewerten von Vorteilen und Nachteilen, sowie eine möglichst optimale Umsetzung im eigenen Betrieb, um alle positiven Aspekte auch wirklich nutzen zu können.
Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung und aktueller Stand
Die Grundlage für die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland findet sich in der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die Normen für die elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Auftragsvergabeverfahren regelt. Die Umsetzung dieser Richtlinie in nationales Recht erfolgte mit dem E-Rechnungsgesetz, das im April 2020 in Kraft trat. Ziel ist eine elektronische Rechnungsstellung und Verarbeitung möglichst weitgehend zu harmonisieren. Die Rechnung muss in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können. Ebenso muss eine elektronische Verarbeitung möglich sein. Die aktuell sehr häufig genutzte Variante einer PDF-Rechnung erfüllt diese Vorgaben zur E-Rechnung NICHT und hat somit dann im B2B-Bereich ausgedient.
Derzeit sind Bundesbehörden und -betriebe in Deutschland bereits verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten von Bundesbehörden ihre Rechnungen in elektronischer Form einreichen. Diese Entwicklung ist Teil des Bemühens, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und den Einsatz von Papier zu reduzieren.
Umsetzung und Herausforderungen
Schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht
Die Verpflichtung zur E-Rechnung wird nicht von heute auf morgen umgesetzt, sondern erfolgt schrittweise. Gerade deshalb sollte man sich aber als Unternehmer, aber auch als Handwerker, Händler oder Freiberufler, auch nicht zu viel Zeit lassen, um sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Nach und nach sollen weitere öffentliche Auftraggeber sowie mittelständische und kleine Unternehmen einbezogen werden. Diese schrittweise Implementierung ermöglicht es den Beteiligten, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und die notwendigen technologischen Voraussetzungen zu schaffen.
Ab 2025 gilt die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen und die „alten“ E-Rechnungen (PDF etc.) können bei beiderseitigem Einverständnis noch weiter genutzt werden.
Ab dem Jahr 2026 wird die Verwendung dieser Regelung nur noch für Unternehmen unterhalb eines Jahresumsatzes von 800.000€ möglich sein.
Ab 2027 werden Papierrechnungen aus dem B2B-Bereich komplett verschwinden.
Ab 2028 gilt dann die Pflicht zur E-Rechnung uneingeschränkt.
Herausforderungen bei der Einführung und in den Übergangszeiten
Die Herausforderungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht sind natürlich nicht zu unterschätzen. Die Einführung der E-Rechnung bringt zweifelsohne technologische Herausforderungen und auch Kosten mit sich. Unternehmen müssen ihre IT-Infrastruktur anpassen, um elektronische Rechnungen im vorgegebenen Format erstellen und versenden zu können. Auch die Integration von E-Rechnungen in bestehende Buchhaltungssysteme erfordert Anpassungen und Investitionen in Softwarelösungen. Auch mit einem erhöhten Beratungsbedarf ist natürlich hier zu kalkulieren. Gerade in den Übergangsfristen gilt es Möglichkeiten zu schaffen, die alle erlaubten Varianten zufriedenstellend bedienen können.
Aktuell gibt es in Deutschland 2 bekannte und vorrangig genutzte Formate für die E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate beruhen auf der Norm DIN EN 16931 für ein einheitliches, semantisches Format für E-Rechnungen. Ob sich diese Formate in Zukunft durchsetzen, oder ob es noch weitere Formate zu einer großen Verbreitung schaffen werden, ist aktuell schwer einzuschätzen, da das Thema noch nicht drängend genug ist.
Wichtig für eine möglichst reibungslose Einführung und Akzeptanz von E-Rechnungen wird sicherlich sein, dass sie neben der elektronischen Verarbeitbarkeit auch weiterhin eine einfache Erfassbarkeit für den menschlichen Betrachter bieten können muss. Es muss, zum Beispiel durch das Datenformat selbst oder etwa durch kostenlose Apps, sichergestellt werden, dass man auch unterwegs oder abends zu Hause schnell einmal eine empfangene Rechnung prüfen kann. Ein hybrides Format als fest definierter Standard würde hier viel Anpassungsbedarf von vornherein begrenzen.
Da sich die E-Rechnungspflicht zunächst nur auf B2B konzentriert, stehen vor allem Unternehmen mit gemischten Kundenstämmen aus B2B und B2C vor durchaus großen Herausforderungen. Hier müssen geeignete Systeme evaluiert und gefunden werden, die eine parallele Verarbeitung von Papierrechnung und E-Rechnung erlauben und möglichst keine zusätzlichen Aufwände erzeugen.
Vorteile der E-Rechnung
Trotz der anfänglichen Hürden bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile. Dazu gehören etwa:
- Beschleunigung von Prozessen: Rechnungen können per Knopfdruck versandt und sofort von der Gegenseite empfangen werden.
- Verkürzte Durchlaufzeiten bei großen Rechnungsmengen: Alle Prozesse, die eine Stapelverarbeitung erlauben können hierdurch massiv beschleunigt werden.
- Kosteneinsparungen: Papier, Versandmaterial, Druckkosten, Porto und auch klassische Archivierungsaufwände und -kosten (Ordner, Lagerfläche) fallen weg. Auch der personelle Aufwand in der Rechnungslegung wird massiv reduziert.
- Schonung von wertvollen Ressourcen: Durch weniger Papierbedarf und den Wegfall der Beförderung wird ein aktiver Beitrag zum Umweltschutz geleistet.
- Geringere Fehleranfälligkeit: Ein einmal korrekt implementiertes System sorgt dafür, dass Eingabe- und Flüchtigkeitsfehler, aber auch Verletzung von Randbedingungen weitestgehend vermieden werden.
- Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Vergleichsprozesse können große Mengen an elektronischen Rechnungen schnell und sicher prüfen und Fehler und Ungereimtheiten finden. Rechnungs- und Steuerprüfungen können somit effizienter und ggfs. sogar „remote“ durchgeführt werden.
- EU-weite Einheitlichkeit: Es bestehen keine Unterschiede mehr bei der Rechnungsstellung an oder von Kunden im EU-Ausland.
Nachteile und Risiken der E-Rechnung
Vorteile gibt es in der Realität nur selten ohne gegenüberstehende Nachteile und Risiken – bei der E-Rechnung ist das natürlich nicht anders.
- Initiale Aufwände für neue Systeme oder Systemumstellungen: Gerade kleinen Betrieben werden hier verhältnismäßig hohe Initialkosten für die notwendigen Umstellungen anstehen.
- Solide technische Infrastruktur: Nach wie vor ist in Deutschland keine erstklassige technische Infrastruktur gegeben. Durch den Zwangsumstieg auf digitale Rechnungen muss dies aber automatisch gewährleistet werden können.
- Zuverlässige Backup- und Archivierungslösungen: Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrungsfrist von Rechnungen ändert sich natürlich durch die E-Rechnung nicht – sie wird nur organisatorisch verändert. Statt Ordner und Ablagen müssen nun zuverlässige digitale Archivierungssysteme her.
- Datenverluste: Gerade auch staatliche Einrichtungen wie Unis und Behörden werden immer mehr zum Ziel von ausländischen Cyberangriffen. Mit der Digitalisierung von Rechnungsprozessen wächst aber dann auch für Unternehmen oder sogar Selbstständige die Gefahr von Datenverlusten und allen deren Konsequenzen. Cybersicherheit muss dann zukünftig noch größer geschrieben werden als heute.
- Staatliche Eingriffe: Die Pflicht zur E-Rechnung ist sicherlich nur ein erster Schritt auf dem Weg, die Rechnungslegung direkt mit Behörden wie dem Finanzamt zu verbinden. Ähnlich wie bereits in anderen Ländern (etwa Ungarn) besteht dann die Gefahr eines „gläsernen Unternehmens“ bei dem der Staat unmittelbar und sofort „mitlesen“ kann.
E-Rechnung - Zusammenfassung
Die Einführung der E-Rechnung als verpflichtendes Instrument in Deutschland ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Obwohl damit gewisse Herausforderungen einhergehen, bieten die langfristigen Vorteile die Möglichkeit, effizientere und transparentere Geschäftsabläufe zu schaffen. Unternehmen sollten sich daher rechtzeitig auf die kommenden Anforderungen vorbereiten, um den reibungslosen Übergang zur E-Rechnung zu gewährleisten.
Die PeRoBa GmbH München ist als langfristig tätiges Beratungsunternehmen für Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung auch hier ein kompetenter Ansprechpartner. Wir helfen bei der möglichst reibungslosen Umsetzung der neuen rechtlichen Anforderungen und suchen gleichzeitig Optimierungspotentiale, damit die versprochenen Vorteile der E-Rechnung bei Ihnen auch wirklich zum Tragen kommen. Wir helfen bei Ihrer Digitalisierung – sprechen Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch an.
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