Ziele, Inhalte und Durchführung von Vertriebsaudits
In Deutschland ist das Qualitätsmanagement häufig vorwiegend an den produzierenden Prozessen ausgerichtet. Das hat natürlich historische Gründe, denn der deutsche Erfolgsweg beruht zu großen Teilen auf einem innovativen und sehr dynamischen Maschinenbau- und Automobilbau-Sektor, der auch die Bedeutung von Qualitätsmanagement (QM) in Deutschland vorrangig geprägt hat. QM in anderen Bereichen, etwa bei Dienstleistungen oder eben im Vertrieb hat sich erst langsam aus den technischen Erfahrungen heraus entwickelt, bekommt aber heute immer mehr die gebotene Aufmerksamkeit.
Auch das 2023 anstehende Lieferkettengesetz spielt hier mit hinein, denn der Vertrieb ist nun einmal auch ein essenzieller Bestandteil der Wertschöpfungskette und nicht selten international aufgestellt oder sogar extern ausgelagert. Insbesondere die oftmals enge Verflechtung von Vertrieb, Marketing und Kundenservice kann es spätestens notwendig machen, regelmäßige Vertriebsaudits als festen Bestandteil des eigenen Qualitätsmanagements zu etablieren.
Das, was sich somit zunächst als zukünftige Kosten und Aufwände darstellt, kann auch direkt als Chance betrachtet werden.
Denn die Erfahrungen der Vergangenheit zeigen eben, dass gezielte Qualitätsplanung und -lenkung auch im Vertrieb sehr positive Effekte mit sich bringen, Qualität generell verbessern und Kosten einsparen kann.
Ziele von Vertriebsaudits
Gerade für das produzierende Gewerbe stellt die Betrachtung des Vertriebs häufig einen Bruch mit den gewohnten, eindeutigen Bewertungskriterien von Qualität dar. Fehlertoleranz, Durchsatz, Ausschuss usw. machen die Messbarkeit von Qualität in der Produktion in der Regel recht einfach, in vornehmlich dienstleistungsorientierten Bereichen wie Vertrieb oder Marketing fällt die Definition solcher Kriterien dann schon deutlich schwerer. Gleiches gilt dann natürlich auch für die durchgehende Kontrolle dieser Kriterien sowie deren Aus- und Bewertung. Hier benötigt es vorrangig viel Erfahrung beim Aufbau einer funktionierenden Qualitätssicherung.
Ein Vertriebsaudit soll möglichst alle internen sowie externen Vertriebsprozesse genau erfassen. Nicht selten zeigt sich dann schon auf den ersten Blick, dass es bisher nicht einmal konkrete Vertriebsziele gab, sondern sogar diese erst einmal sauber definiert werden müssen.
Vertriebsaudits sollen hier möglichst schnell und umfangreich Verbesserungspotenziale aufzeigen. Eine bessere Vertriebseffizienz und Vertriebsperformance soll langfristig den Umsatz verbessern, aber auch unnötige Kosten einsparen. Wie im allgemeinen Qualitätsmanagement üblich, gilt auch beim Vertrieb auditieren die Faustregel, dass es mit einer einmaligen Optimierung der Vertriebsprozesse nur selten getan ist. Ständige Auswertung und Verbesserung soll nach und nach weitere Optimierungspotentiale liefern.
Inhalte von Vertriebsaudits
Vertriebsaudits unterscheiden sich von Audits in technisch orientierten Prozessen sehr deutlich. Um langfristig sinnvolle und auch stabile Kennzahlen zu erhalten, ist es insbesondere von großer Bedeutung alle relevanten Aufgaben einzubeziehen. Neben dem reinen Vertriebsprozess selbst, beleuchten Vertriebsaudits daher auch möglichst alle weiteren verfügbaren Kennzahlen und abhängige Aufgaben. Beispielsweise:
- definierte Vertriebsstrategien
- das implementierte Vertriebscontrolling
- Aufbau der Neunkundenakquise
- den Grad der Vernetzung von Marketing und Vertrieb
- die Abstimmung und Rückkopplung von Vertrieb und Produktion
- Aufbau des Vertriebsinnen- und -außendienstes
- Bestandskundenansprache und -pflege
- strategische Neuausrichtungen
- notwendige Umstrukturierungen
- Identifikation von rechtlichen und behördlichen Anforderungen
Den Vertrieb auditieren - Vertriebsaudit Planung und Durchführung
Ein Vertriebsaudit lässt sich ausgezeichnet mit den allseits bewährten Methoden im Qualitätsmanagement planen und durchführen. Die Erfassung des aktuellen IST-Zustandes, bis zum gewünschten und anvisierten SOLL-Zustand, kann mit einer großen Auswahl von systematischen Werkzeugen und Methoden durchgeführt werden – eine gewisse praktische Erfahrung mit dienstleistungsorientierten Bereich ist dabei aber äußerst hilfreich. Den Vertrieb auditieren kann in der häufig bereits sehr gut optimierten deutschen Wirtschaftslandschaft noch überraschende Potentiale freilegen. Erst wer auch über ein Audit Vertrieb oder Marketing auf Verbesserungsmöglichkeiten hin untersucht, nutzt wirklich alle Optimierungspotentiale.
Für Vertriebsaudits gilt zudem, dass sie gut mit Auditmanagement-Software durchgeführt und verwaltet werden können. Somit kann sich der Auditprozess selbst auf das Wesentliche konzentrieren. Ebenso kann sie die Auswertung und Nachbearbeitung unterstützen und somit die Basis für Folgeaudits und weiterführende Optimierungen bieten.
Software für Vertriebsaudits und Remote-Audits - iVision®
Die PeRoBa Unternehmensberatung München ist seit vielen Jahren der zuverlässige Partner für Industriekunden, wenn es um Qualitätsmanagement, Zertifizierung und Planung und Durchführung von Audits geht. Wir beraten umfassend in allen Fragen der Qualitätsplanung und -sicherung und bieten aktive Hilfe bei Implementierung und Optimierung zugehöriger Prozesse.
Ausgehend von den sehr anspruchsvollen Branchen Automobilbau und Maschinenbau haben wir unser Beratungsspektrum in den vergangenen Jahren nicht nur auf dienstleistungsorientierte Aufgabenbereiche ausgeweitet (Pflege, Pharma, Logistik …), sondern auch selbst damit begonnen, die zukünftige Entwicklung des Qualitätsmanagements aktiv mitzugestalten.
Remote-Techniken sind hier aus unserer Sicht die Antwort auf viele bisher ungelöste Probleme und Herausforderungen. Die durchgehende Digitalisierung des Auditprozesses und der damit erzielbare Automatisierungsgrad, machen Remote Audit Lösungen daher auch für Vertriebsaudits oder Lieferantenaudits interessant. Remote Audits unterstützen besonders stark verteilte, heterogene Organisationsstrukturen, wie sie eben häufig im Vertrieb und im Kundendienst anzutreffen sind. Sie überbrücken effektiv auch häufig gegebene, örtlichen Trennungen zwischen dem Vertrieb und der Produktion. Damit spart man Aufwände und somit letztlich auch Kosten.
Unsere Eigenentwicklung iVision® ist ein modulares und erweiterbares Softwaresystem für die effektive Umsetzung moderner QM-Prozesse. Unsere Software unterstützt aktiv bei der Auditplanung, -durchführung und vor allem den aufwendigen Nachbearbeitungen. Durch die besondere Fokussierung auf moderne Hilfsmittel (Datenbrillen,
Videokonferenzsysteme, …) wird der erreichbare Automatisierungsgrad deutlich ausgedehnt. Gerade auch bei Vertriebsaudits lassen sich somit zeitnah gewünschte Optimierungen erzielen und somit Investitionen wieder schneller amortisieren.
Über PeRoBa:
Die PeRoBa Unternehmensberatung GmbH ist einer der weltweit führenden Taktgeber im Bereich Qualitätsmanagement, deren Ursprung bereits in das Jahr 1991 zurückgeht. Der Firmensitz befindet sich seit 2011 in Baldham, und das Unternehmen verfügt über eine Repräsentanz in der Prinzregentenstraße in München. Die PeRoBa Unternehmensberatung berät, prüft und bewertet qualitativ hochwertig, um Kunden bei der Einführung und Umsetzung ihrer Managementsysteme zu unterstützen. Sie bietet darüber hinaus Audits, QM- Trainings, Seminare und Workshops an.
Seit Januar 2016 ist die hauseigene, innovative Software iVision® – Smart Remote Audit Solution am Markt und ergänzt unser Beratungsportfolio.
Der Gründer und Inhaber, Dr. Roland Scherb MBA, ist Auditor, Berater, Trainer und Autor. Er ist 1. Vorstand im Bundesverband der Auditoren und aktives Mitglied im Arbeitskreis der DIN e.V. sowie Referent der TÜV-Akademie.
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